Những lỗi sai khiến cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO của doanh nghiệp thất bại

 Hệ thống quản lý các theo tiêu chuẩn quốc tế ISO là hệ thống cơ bản và tối ưu áp dụng phổ biến cho mọi loại hình doanh nghiệp và trên mọi lĩnh vực. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống quản lý này không phải luôn luôn suôn sẻ và thuận lợi. Nhiều doanh nghiệp khó khăn trong việc áp dụng hệ thống dù đã đầu tư rất nhiều thời gian, công sức. Dưới đây là tổng hợp những lỗi sai phổ biến của các tổ chức, doanh nghiệp khi áp dụng Hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn ISO.

 

Lỗi thứ nhất: Lãnh đạo cao nhất không bày tỏ cam kết tuân thủ ISO. Nếu ban lãnh đạo không tham gia áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn thì sẽ không cung cấp các nguồn lực và cơ chế để lên kế hoạch, kiểm soát, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và quy trình. Đây là một trong những lý do khiến Hệ thống quản lý không thể vận hành và duy trì theo thời gian. Do vây, ban lãnh đạo cần thể hiện rằng họ đặt vấn đề về chất lượng sản phẩm, sự cải tiến dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu.

 

Lỗi thứ hai: Không đào tạo nhận thức ISO cho nhân sự chủ chốt. Việc các tổ chức đào tạo nhân sự chủ chốt - người có vai trò ra quyết định - trong ban ISO nhằm hiểu rõ về khái niệm ISO 9001 và các yêu cầu quan trọng của hệ thống này. Vì vậy, việc không biết hoặc không hiểu nội dung ISO có thể khiến các tổ chức mất phương hướng và không áp dụng đúng hệ thống tiêu chuẩn này.

 

Lỗi thứ ba: Không đào tạo tất cả đội ngũ nhân viên. Tất cả nhân viên đều phải được đào tạo về các khía cạnh quan trọng của quy trình làm việc theo tiêu chuẩn tương ứng. Mọi người đều phải hiểu được tầm quan trọng của việc áp dụng tiêu chuẩn.

 

Lỗi thứ bốn: Khiến cho hệ thống phức tạp. Hệ thống phải được thiếp lập một cách đơn giản và thực tế hơn, nên tập trung vào kết quả và sự cải thiện, chứ không phải trên các tài liệu hay lý thuyết suông.

 

Lỗi thứ năm: Không sử dụng đúng quy trình hành động khắc phục. Các tổ chức cần dành thời gian để tìm hiểu các vấn đề mà họ đang gặp phải. Hầu hết các vấn đề đều có sự lặp lại, do đó nếu sử dụng quy trình hành động khắc phục một cách chính xác sẽ giúp giảm thiểu hoặc loại bỏ những vấn đề không đáng có.

 

Lỗi thứ sáu: Không xác định được mong muốn của khách hàng và các bên liên quan. Một trong những mục tiêu của ISO là cải thiện hoặc làm tăng sự hài lòng của khách hàng, và nếu các tổ chức không dành thời gian để lắng nghe khách hàng, họ sẽ không thể đạt được mục tiêu này. Thay vì những bài khảo sát dài và phức tạp, các tổ chức nên có những câu hỏi có tính trọng tâm hơn, điều này sẽ cung cấp cho các tổ chức đủ thông tin để xác định và lên kế hoạch cho những thay đổi nhằm làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.

 

Lỗi thứ bảy: Quá vội vàng trong việc thực hiện. Để xây dựng một hệ thống quản lý ISO đạt chuẩn vững chắc cần nhiều thời gian và công sức. Quá nóng vội có thể khiến doanh nghiệp bỏ qua những lỗ hổng hoặc mắc phải những sai lầm không đáng có.

 

Lỗi thứ tám: Không có chuyên gia đánh giá nội bộ hoặc chuyên gia chưa được đào tạo và không có kinh nghiệm. Trong nhiều trường hợp, chuyên gia đánh giá nội bộ được đào tạo và có kinh nghiệm cần thiết để phân biệt các chi tiết nhỏ từ những vấn đề lớn trong hệ thống này. Cần tập trung vào các vấn đề để giúp các tổ chức cải tiến các quy trình và hệ thống của mình.

 

Lỗi thứ chín: Tin rằng một khung quy trình áp dụng hệ thống quản lý hoàn chỉnh sẽ phù hợp với mọi tổ chức. Điều này là không đúng bởi mỗi tổ chức lại có sự khác nhau về cơ cấu hoạt động, do vậy các tổ chức cần phải tập trung vào bối cảnh cụ thể của họ để xây dựng và phát triển hệ thống quản lý phù hợp.

 

Lỗi thứ mười: Quy trách nhiệm thực hiện cho một người. Việc áp dụng ISO là công việc của toàn bộ tổ chức. Mọi người cần tuân thủ thực hiện quy trình vào công việc và hoạt động sản xuất của mình, có như vậy thì việc áp dụng tiêu chuẩn ISO mới đạt được thành công.

 

Để hạn chế các lỗi sai và thiếu sót trong quá trình xây dựng hệ thống theo tiêu chuẩn ISO, doanh nghiệp có thể tìm tới các công ty cung cấp các dịch vụ hỗ trợ liên quan như: tư vấn ISO 9001 (Hệ thống quản lý chất lượng), tư vấn ISO 14001 (Hệ thống quản lý môi trường), tư vấn ISO 45001 (Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp), tư vấn ISO 27001 (Hệ thống quản lý an toàn thông tin),… Hãy liên hệ với Chúng Tôi theo số hotline 0948.690.698 để được giải đáp các thắc mắc về ISO một cách kịp thời.